Le informazioni che seguono sono rese ai sensi dell’art. 13 del Regolamento UE 2016/679 (di seguito, “Regolamento”) agli utenti che abbiano contatti con il servizio di Call Center della società BFT S.p.A. Questo documento integra l’informativa breve rilasciata oralmente all’utente in occasione del contatto telefonico.
TITOLARE DEL TRATTAMENTO
Titolare del trattamento è la Società BFT S.p.A., con sede legale in via Lago di Vico 44, Schio (VI) (di seguito “Bft” o la “Società”).
RESPONSABILE DELLA PROTEZIONE DEI DATI (DATA PROTECTION OFFICER, ‘DPO’)
Il gruppo Somfy, di cui la Società fa parte, ha individuato un Responsabile della Protezione dei Dati ai sensi dell’art. 37 del Regolamento che può essere contattato al seguente indirizzo email: dpo@somfy.com
CATEGORIA DEI DATI TRATTATI
I dati oggetto delle attività di call center sono i dati identificativi (in particolare, nome e/o ragione sociale in caso di società , cognome, numero telefonico fisso e/o mobile ed indirizzo, e-mail) nonché le ulteriori informazioni che l’utente eventualmente rilascia all’operatore in occasione della risoluzione di problemi o interrogativi posti dal medesimo utente all’assistenza clienti.
FINALITÁ DEL TRATTAMENTO
I dati personali dell'utente, liberamente comunicati e acquisiti in ragione dell'attività svolta dalla Società, saranno trattati in modo lecito e secondo correttezza per le seguenti finalità:
a) assistenza post vendita;
b) indagine sul livello di soddisfazione della clientela circa il servizio call center nonché l’assistenza ricevuta da parte del centro assistenza.
c) solo previo specifico consenso dell'utente, i dati personali verranno trattati - sia attraverso l’uso di sistemi automatizzati di contatto come la posta elettronica, i messaggi del tipo mms (multimedia messaging service) o sms (short message service) e di chiamata senza l'intervento di un operatore sia con modalità tradizionali come la posta cartacea o le chiamate con intervento dell´operatore- per l'invio di proposte commerciali relative e/o connesse ai prodotti e/o servizi della Società e per l'invio di materiale pubblicitario relativo ai suddetti prodotti o servizi o di comunicazione commerciale nonché per lo svolgimento di ricerche di mercato anche dirette a valutare il grado di soddisfazione degli utenti (c.d. finalità di "marketing");
d) solo previo specifico consenso dell'utente, i dati potranno essere utilizzati per attività di profilazione, ivi incluso indagini di mercato e invio di sondaggi o questionari volti a rilevare le preferenze di utilizzo dei prodotti e/o servizi offerti al fine di migliorarli e renderli più aderenti alle esigenze dell’utente. Con il consenso alla profilazione, la Società utilizzerà i dati per lo svolgimento di attività di marketing profilato con mezzi informatici automatizzati e tradizionali specificamente indicati al punto c).
Durante la telefonata, l'utente risulterà preventivamente avvisato in merito alla registrazione di tutto o parte della conversazione attraverso una breve nota informativa rilasciata da voce registrata. Se non intenderà interrompere la telefonata, si intende manifestato il principio di "continuazione della telefonata/assenso" alla registrazione
BASE GIURIDICA DEL TRATTAMENTO
La base giuridica del trattamento per le finalità di cui al punto a) è costituita dall'adempimento di un obbligo contrattuale e/o da una richiesta di assistenza svolta dall’utente stesso.
La base giuridica del trattamento per le finalità di cui ai punti b) è costituita dal legittimo interesse di Bft, ai sensi dell’art. 6, par. 1 lett. b) del Regolamento, ascrivibile in particolare alla necessità di migliorare i servizi offerti all’utente, con particolare riguardo alla gestione del post-vendita.
La base giuridica del trattamento per le finalità di cui ai punti c) e d) è costituita dal consenso prestato dall’utente, ai sensi dell’art. 6, par. 1 lett. a) del Regolamento, digitando un tasto qualsiasi sulla tastiera telefonica, ovvero comunque espresso in maniera libera, come comunicato telefonicamente.
REVOCA DEL CONSENSO E OPPOSIZIONE AL TRATTAMENTO
In qualsiasi momento l'utente può opporsi al trattamento di cui al punto b) nonché revocare il proprio consenso al trattamento di cui ai punti c) e d) dopo aver prestato il proprio consenso:
- chiamando il call center al numero [06 96 706 706];
- manifestando la propria opposizione all’operatore telefonico che ne prenderà nota;
- mediante richiesta rivolta senza formalità all’indirizzo e-mail privacy@bft-automation.com.
- tramite apposito link presente in calce a qualsiasi e-mail a contenuto promozionale inviata da Bft
MODALITÀ DEL TRATTAMENTO E CONSERVAZIONE
Il trattamento dei dati avverrà sia mediante supporti cartacei sia con strumenti informatici. Specifiche misure di sicurezza sono state adottate per prevenire la perdita dei dati, usi illeciti o non corretti ed accessi non autorizzati.
NATURA DEL CONFERIMENTO DEI DATI E CONSEGUENZE DEL RIFIUTO DI RISPONDERE E DEL MANCATO RILASCIO DEL CONSENSO
Il conferimento dei dati per le finalità di cui al punto a) è obbligatorio: i dati sono necessari per usufruire dei servizi di Bft, il mancato conferimento implica l'impossibilità per l’utente di usufruire dei servizi della Società.
Il conferimento dei dati per le finalità di cui al punto b) è facoltativo, ma necessario per gestire il controllo sulla qualità del servizio erogato ed eventualmente per formalizzare, accogliere e gestire le richieste presentate dall'utente. Senza il conferimento dei dati, Bft potrebbe trovarsi nell'impossibilità di dare seguito alle richieste dell'utente.
Il conferimento dei dati per le finalità di cui ai punti c) e d) è facoltativo. Il rifiuto del consenso per le finalità dei punti c) e d) non produrrà alcuna conseguenza sull'erogazione dei servizi, così come l'esercizio del diritto di opposizione per il trattamento di cui al punto b).
COMUNICAZIONE E DIFFUSIONE DEI DATI
Il trattamento dei dati è eseguito ad opera di soggetti, interni od esterni, a ciò appositamente autorizzati ed impegnati alla riservatezza e a cui sono state impartite adeguate istruzioni operative.
Per lo svolgimento di tali attività Bft si affida a società terze che agiscono per suo conto previa contrattualizzazione del rapporto con tali terze parti designate Responsabili del trattamento, ai sensi dell’art. 28 del Regolamento. L’elenco dei Responsabili esterni al trattamento può essere consultato, inviando una richiesta senza formalità all’indirizzo e-mail privacy@bft-automation.com
I dati oggetto delle attività di call center non verranno in alcun caso diffusi.
TRASFERIMENTO DEI DATI ALL’ESTERO
Lo svolgimento delle attività di call center avviene esclusivamente su territorio italiano.
I dati delle utenze e quelli raccolti a seguito delle comunicazioni telefoniche intercorse con gli operatori possono essere comunicati, per le medesime finalità indicate, alle altre società del gruppo di appartenenza di Bft nonché alle società appartenenti al Gruppo Somfy, di cui Bft fa parte (di seguito il “Gruppo”), anche con sede in paesi extra UE. Il Gruppo ha adottato garanzie appropriate per il trasferimento dei Suoi dati, predisponendo specifiche “Norme vincolanti di impresa” in conformità al Regolamento che possono essere da Lei consultate mediante richiesta rivolta senza formalità all’indirizzo e-mail privacy@bft-automation.com
CONSERVAZIONE DEI DATI
I dati personali raccolti da Bft vengono conservati e/o utilizzati dalla stessa per periodi diversi in base alla finalità per cui sono stati raccolti.
In particolare, il trattamento dei dati personali per le finalità di cui ai punti a) e b) avrà una durata pari al periodo necessario per fornire il servizio richiesto e comunque non oltre 3 mesi dalla raccolta degli stessi – salvo l’eventuale esercizio del diritto di opposizione da parte dell’interessato per la finalità di cui al punto b) - a cui andrà sommato l'ulteriore periodo normativamente previsto in ottemperanza agli obblighi di natura civilistica, fiscale e tributaria vigenti e per l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria
Il trattamento dei dati personali con riferimento alla finalità di cui al punto c) avrà una durata di 24 mesi decorrenti dalla data di conferimento del consenso, salvo revoca da parte dell’utente.
Il trattamento dei dati personali con riferimento alla finalità di cui al punto d) avrà una durata di 12 mesi decorrenti dalla data di conferimento del consenso, salvo revoca da parte dell’utente.
Le registrazioni contenenti la prova del consenso liberamente prestato dall’utente per le finalità di cui ai punti c) e d) verrà conservata non più di quanto strettamente necessario per adempiere ad obblighi giuridici o per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria
Al termine del periodo di trattamento dei dati, questi ultimi andranno cancellati ovvero resi anonimi in modo permanente.
DIRITTI DELL’INTERESSATO
Potrà esercitare i diritti di cui agli artt. 12 e ss. del Regolamento (tra cui, a mero titolo esemplificativo, il diritto di chiedere al titolare del trattamento l’accesso ai dati personali e la rettifica o la cancellazione degli stessi o la limitazione del trattamento o di opporsi al trattamento, il diritto di revocare il proprio consenso e di proporre reclamo all’autorità di controllo) mediante richiesta rivolta senza formalità all’indirizzo e-mail privacy@bft-automation.com
In qualsiasi momento, l’utente potrà revocare il proprio consenso per le finalità di cui alle lettere c) e d) e opporsi all’utilizzo dei Suoi dati per le finalità di cui alla lettera b) tramite le modalità su descritte.
